Revizuirea cutiilor de depozitare a documentelor: tipuri, prețuri, avantaje și dezavantaje

Cutiile de depozitare a documentelor ajută la rezolvarea mai multor probleme simultan. Ele vă permit să economisiți spațiu în cameră - teancurile voluminoase de hârtie nu vor ocupa spațiu pe desktop sau în dulap.

Documentele necesare pot fi găsite cu ușurință într-o zonă de depozitare special amenajată și etichetată. Acest lucru economisește timp și rezolvă problema foilor de hârtie împrăștiate haotic.

Tot ce rămâne este să alegeți tipul de cutie necesar pentru depozitarea documentelor.

De ce și în ce scopuri sunt necesare?

Cutii de depozitare a documentelor îndeplini mai multe funcții simultan:

• organizarea unui sistem de arhivare convenabil - puteți găsi documentele necesare cât mai repede posibil;
• economie de spațiu - datorită compactității lor, cutiile ocupă spațiu minim;
• protecția hârtiei împotriva deteriorărilor mecanice, prafului și razelor solare;
• asistență în transportul documentelor dintr-un loc în altul, de exemplu, la mutarea unui birou.

Avantaje și dezavantaje

Cutiile pentru depozitarea hârtiei au avantaje semnificative evidente:

1. Compactitate. Cutiile pot fi așezate pe un raft la rând, stivuite, iar unele soiuri pot fi asamblate într-o structură îngrijită.
2. Ușurință în utilizare. Cutiile de depozitare etichetate elimină nevoia de a căuta haotic documentele necesare.

   Dacă doriți, puteți comanda o cutie de dimensiuni individuale pentru a se potrivi nevoilor sediului.

   Aceste depozite pot fi instalate orizontal sau vertical - este convenabil să obțineți hârtiile necesare din orice poziție.

3. Durabilitate și fiabilitate. Designul special al depozitării hârtiei nu le permite să se deformeze sub greutatea altor cutii.

feluri

Cele mai comune zone de depozitare pentru documente sunt cutiile de arhivă și cutiile metalice cu lacăt.

Cutii de arhivă

Diverse ca design și formă. Cutia clasică de arhivă este realizată din carton de legare. Are niște adâncituri pentru mâini, ceea ce face ca acest depozit să fie ușor de transportat. Unele au marcaje speciale pentru un inventar al hârtiilor depozitate în interior.

În producția de cutii de arhivă, se folosește și acoperirea din plastic sau vinil care imită pielea. Varietățile acestor produse pot varia în funcție de tipul de hârtie depozitat în ele. Există astfel de cutii:

1. Vertical. Aceste cutii auto-asamblate sunt realizate din carton ondulat cu adaos de plastic sau vinil vinil. Acestea stochează documente de dimensiune A4 în poziție verticală. Acest tip de cutii de arhivă se numește de obicei mici. Sunt echipate cu un capac cu balamale, legături sau velcro.
2. Orizontală. O cutie universală care este potrivită pentru aproape orice birou sau arhivă. Puteți plasa nu numai hârtie în el, ci și orice alte lucruri, de exemplu, rechizite de birou. Aceste unități de depozitare sunt echipate cu fante pentru mânere, iar capacul poate fi detașabil sau cu balamale.
3. Tub. O cutie cilindrică folosită pentru a plasa hârtii importante rulate într-o rolă.Tuburile sunt folosite pentru transportul și stocarea schițelor sau desenelor.

Recipient de fier

Acest dispozitiv este un fel de sigur pentru documente. Facilitează depozitarea documentelor importante la birou și acasă.

Bolile de fier vin în diferite dimensiuni: de la cutii miniaturale la dulapuri cu drepturi depline cu mai multe rafturi.

Dar toate sunt echipate cu un lacăt special care protejează conținutul seifului de privirile indiscrete.

Sisteme suplimentare

Aceste dispozitive cu greu pot fi numite cutii cu drepturi depline, dar sunt adesea folosite și ca depozitare pentru documente.

Standuri organizatoare

Una dintre cele mai simple și mai ieftine modalități de a stoca documente importante acasă și la birou.. Suporturile organizatoare sunt convenabile pentru a umple atât rafturile deschise, cât și dulapurile închise. Pro: deschideți o parte a spațiului de stocare - puteți vedea cu ușurință folderul cu documentele de care aveți nevoie. De asemenea, puteți lipi o etichetă pe organizator.

Tavi de corespondență

Acest accesoriu îngrijit pentru depozitarea corespondenței curente și a documentelor se va potrivi perfect în interiorul casei sau biroului dumneavoastră. Arată organic pe un birou sau pe rafturi deschise.

Dosarele de fișiere

Acestea pot găzdui documente de diferite conținuturi și formate. Dosarele de fișiere oferă acces rapid la conținut. Astfel de facilități de stocare sunt foarte convenabile pentru menținerea unei baze de date de clienți și crearea fișierelor de card.

Există două tipuri principale de foldere de fișiere:

1. Pentru prezentare. Arata foarte reprezentativ, din piele sau plastic de inalta calitate. Sunt utilizate în procesul de prezentare a produselor sau în negocierile de afaceri.
2. grefierii. Din plastic sau carton foarte gros. Aceste foldere sunt folosite pentru a stoca direct documente.

Costul produselor

Prețurile pentru stocarea documentelor variază in functie de tipul de produs:

• tăvi pentru corespondență - 500-1.500 de ruble;
• foldere de fișiere - 50-200 de ruble;
• standuri organizatoare - 100-200 de ruble, recordere, 300-500 - dosare pentru prezentări;
• cutii de arhivă - 50-500 de ruble;
• seifuri metalice - 5.000-20.000 de ruble.

Recomandări pentru selecție

Înainte de a cumpăra acest dispozitiv pentru depozitarea documentelor importante, este util să luați în considerare câteva puncte:

1. Material produs. Carton, metal, plastic sau fier - tipul de depozitare este potrivit pentru a selecta interiorul specific al camerei.
2. Frecvența de mișcare a documentului. Dacă hârtiile depozitate într-o cutie sau într-un organizator trebuie scoase des, este mai bine să achiziționați un produs ușor. Un suport organizator, un dosar de fișiere sau o cutie mică de arhivă din plastic sau carton va fi de folos. Cutiile mari de arhivă sau seifurile metalice sunt potrivite pentru stocarea arhivelor și a altor documente care nu necesită vizualizare frecventă.
3. Volumul documentelor stocate. Pentru a stoca corespondența curentă și hârtiile care sunt ulterior supuse distrugerii, este suficient să achiziționați o tavă cu mai multe niveluri. Suportul organizatorului și folderul de fișiere sunt convenabile pentru stocarea documentelor, dar aceste dispozitive vor deține doar un anumit număr dintre ele. Cutiile de arhivă și cutiile de fier cu mai multe rafturi sunt potrivite pentru depozitarea unui volum mare de hârtie.
4. Confidențialitate. Valorile mobiliare care pot fi văzute doar de proprietarul lor sau de șeful companiei sunt cel mai bine depozitate într-un seif sau într-o cutie cu lacăt.Pentru documentele care sunt liber accesibile, toate celelalte tipuri de stocare sunt potrivite.

Cum poate fi folosit?

Funcția principală a acestor produse este organizarea și transportul documentelor. Dar ele pot fi utilizate în alte scopuri decât scopul propus, pentru depozitarea și mutarea următoarelor articole:

• birouri;
• reviste sau cărți citite;
• jucării pentru copii;
• haine de sezon.

Video pe tema articolului

Cum să faci un organizator pentru stocarea documentelor cu propriile mâini, instrucțiuni video:

Concluzie

Cutiile de depozitare a documentelor sunt un dispozitiv convenabil pentru organizarea documentelor importante acasă și la birou. Există multe tipuri de astfel de depozitare - de la un suport organizator la un seif masiv de călcat cu lacăt. Atunci când alegeți o cutie, trebuie să vă concentrați pe volumul de hârtie stocat, greutatea produsului și durata de depozitare a conținutului.